En se dotant de cette politique, Ubisoft Montréal sera en mesure de :

• Fournir un cadre de décision et de gestion à l’équipe des communications du studio d’Ubisoft Montréal, qui a la responsabilité d’administrer le budget de dons, en assurant le respect des principes de transparence, de rigueur et d’équité ;
• Faire connaître aux organismes demandeurs les critères de sélection, les créneaux supportés par le studio dans un souci de transparence et afin de bien identifier les demandes admissibles  ;
• Permettre au studio de positionner clairement son engagement social et de faire des choix pertinents qui maximiseront les retombées, tant pour Ubisoft Montréal que pour les organismes demandeurs ;
• Assurer que les dons soient intégrés à la stratégie globale de communication et qu’ils contribuent à l’atteinte des objectifs d’Ubisoft Montréal.

Afin d’assumer une responsabilité sociale grandissante, le studio articule son soutien autour de trois axes majeurs :

• L’éducation et la jeunesse : les projets sélectionnés doivent inclure un volet éducatif et/ou de soutien aux jeunes de moins de 18 ans.
• Inclusion et diversité : les projets sélectionnés doivent venir en aide aux diverses communautés qui composent notre écosystème local (prévention, sensibilisation, soutien physique et psychologique).
• Arts et culture : les projets sélectionnés doivent contribuer au développement et au rayonnement de la créativité montréalaise.

Nous portons une attention particulière aux organismes faisant partie de notre quartier.

Ubisoft Montréal est à l’image du quartier du Mile End : créatif, cosmopolite et solidaire. Au fil des années, le studio a réussi à tisser des liens importants avec les différentes institutions communautaires de son écosystème local.

1. L’organisme demandeur doit :
   • Tenir l’événement pour lequel il demande un don, s’il y a lieu, sur le territoire montréalais ;
   • Représenter un groupe d’individus ;
   • Démontrer une saine gestion ;
   • Ne pas être associé, ni son événement, à une cause sportive, religieuse ou politique.
2. Toute demande de dons doit :
   • Être présentée par écrit en remplissant tous les champs du Formulaire de dons ;
   • Être présentée dans un délai préalable de 60 jours.
3. Les dons octroyés à un organisme ou à un événement ne peuvent être reconduits pour plus de trois années consécutives afin de permettre à un plus grand nombre d’organismes de se prévaloir de cette opportunité.
4. Les organismes qui bénéficieront d’un don d’Ubisoft Montréal se doivent de :
   • Détenir un statut d’organisme à but non lucratif ;
   • Fournir des états financiers annuels vérifiés ;
   • Fournir un plan et un budget indiquant les sources actuelles de financement et l’utilisation des fonds, y compris ceux qui sont demandés ;
   • Œuvrer dans les créneaux appuyés par Ubisoft Montréal.

1. Portée locale
   Le niveau local est le niveau privilégié dans la sélection des demandes. Ce territoire vise la région de Montréal et plus précisément le quartier du Mile End.

   Paliers de décision
   Toute demande de dons doit d’abord être présentée par écrit en remplissant le Formulaire de dons. Une fois la demande soumise, l’équipe des Communications d’Ubisoft Montréal fera une première analyse et formulera des recommandations d’acceptation ou de refus en fonction de la présente politique.

   * Ubisoft se réserve le droit de refuser une demande même si l’organisme répond aux critères. De plus, étant donné le nombre élevé de demandes reçues Ubisoft Montréal n’a d’autre choix que de faire une sélection parmi les dossiers éligibles.

   Le processus de gestion des dons comporte six étapes :

   1. Réception de la demande : le service des Communications d’Ubisoft Montréal est le seul responsable du traitement des demandes des dons.
      * Seules les demandes de dons faites par écrit et soumises via le Formulaire de dons seront prises en considération. Les lettres et les circulaires ne seront pas traitées, et les organismes qui contactent le service des Communications par téléphone seront référés à la section Politique de dons.
   2. Analyse et recommandation : Le service des Communications contacte, au besoin, l’organisme pour compléter l’information reçue. Une fois cette première analyse complétée, le dossier est traité selon les paliers de décision mentionnés plus haut.
   3. Un courriel de refus ou d’acceptation est ensuite envoyé à l’organisme demandeur.
   4. Négociation d’une entente : toute contribution doit faire l’objet d’un protocole d’entente.
   5. L’évaluation des retombées : chaque contribution d’Ubisoft Montréal doit faire l’objet d’un bilan. Le service des Communications d’Ubisoft Montréal évalue le degré de reconnaissance publique qui a été associé à la contribution, par l’analyse des divers outils de communication soumis par l’organisme.