Demande de commandites

En se dotant de cette politique, Ubisoft Montréal sera en mesure de :

• Fournir un cadre de décision et de gestion à l’équipe des communications du studio d’Ubisoft Montréal, qui a la responsabilité d’administrer le budget de commandites, en assurant le respect des principes de transparence, de rigueur et d’équité ;
• Faire connaître aux organismes demandeurs les critères de sélection, les créneaux supportés par le studio dans un souci de transparence et afin de bien identifier les demandes admissibles  ;
• Permettre au studio de positionner clairement son engagement social et de faire des choix pertinents qui maximiseront les retombées, tant pour Ubisoft Montréal que pour les organismes demandeurs ;
• Assurer que les commandites soient intégré·es à la stratégie globale de communication et qu’ils contribuent à l’atteinte des objectifs d’Ubisoft Montréal.

Afin d’assumer une responsabilité sociale grandissante, le studio articule son soutien autours de quatre axes majeurs : l’engagement communautaire, les arts émergeants, l’industrie des technologies et l’inclusion et la diversité.

Pour Ubisoft Montréal, le Mile-End est beaucoup plus qu’un lieu physique où ses employé·es travaillent. C’est aussi une source d’inspiration quotidienne, un milieu où les artistes du quartier côtoient les forces créatrices d’Ubisoft. C’est la raison pour laquelle au cours des dernières années, le studio de Montréal a pris l’engagement d’initier et de supporter des projets structurants et créatifs visant à favoriser la mise en valeur du caractère culturel du quartier et à rehausser le dynamisme culturel de Montréal.

Créneaux de commandites
Ubisoft Montréal vise particulièrement à s’associer à des événements. De façon plus spécifique, trois types d’événements sont visés par Ubisoft Montréal :

• Des événements dont la démarche, les valeurs et l’approche créative rejoignent celles du studio
• Des événements créatifs, pionniers et rassembleurs qui mettent en valeur et font rayonner la scène culturelle émergeante de Montréal
• Des événements grand public possédant, ou étant susceptible de développer la notoriété du studio à l’échelle locale ou provinciale

*Ubisoft ne contribue pas aux partis ou mouvements politiques, ni aux organisations religieuses ou aux activités sportives.

1. L’organisme demandeur doit:
   • Tenir l’événement pour lequel il demande une commandite sur le territoire montréalais et s’adresser principalement à une clientèle âgée entre 13 et 45 ans;
   • Représenter un groupe d’individus;
   • Démontrer une saine gestion;
   • Ne pas être associé, ni son événement, à une cause sportive, religieuse ou politique.
2. Toute demande de commandites doit:
   • Être présentée par écrit en remplissant tous les champs du Formulaire de commandites;
   • Être présentée dans un délai préalable de 60 jours.
3. Les événements commandités par Ubisoft Montréal se doivent de :
   • Rejoindre le positionnement du studio et refléter les valeurs et la personnalité de la marque Ubisoft;
   • Accorder à Ubisoft Montréal une visibilité significative selon un plan d’échange dont la valeur est au moins équivalente à la contribution du studio;
   • Permettre la promotion de l’ensemble des produits et services d’Ubisoft Montréal;
   • Offrir un rayonnement d’envergure auprès d’une masse critique de gens;
   • Contribuer à l’atteinte d’objectifs s’inscrivant au plan d’affaires du studio;
   • Contribuer à la notoriété positive du studio d’Ubisoft Montréal;
   • S’inscrire dans une démarche de communications intégrées, permettant à Ubisoft Montréal d’exploiter son association à l’événement.

1. Portée locale
   Le niveau local est le niveau privilégié dans la sélection des demandes. Ce territoire vise la région de Montréal et plus précisément le quartier du Mile-End.

   Paliers de décision
   Toute demande de commandites doit d’abord être présentée par écrit en remplissant le Formulaire de commandites. Une fois la demande soumise, l’équipe des Communications d’Ubisoft Montréal fera une première analyse et formulera des recommandations d’acceptation ou de refus en fonction de la présente politique.

   * Ubisoft se réserve le droit de refuser une demande même si l’organisme rencontre les critères. De plus, étant donné le nombre élevé de demandes reçues Ubisoft Montréal n’a d’autre choix que de faire une sélection parmi les dossiers éligibles.

   Le processus de gestion des commandites comporte six étapes :

   1. Réception de la demande : le service des Communications d’Ubisoft Montréal est le seul responsable du traitement des demandes des commandites.
      * Seules les demandes de commandites faites par écrit et soumises via Formulaire de commandites seront prises en considération. Les lettres et les circulaires ne seront pas traitées, et les organismes qui contactent le service des Communications par téléphone seront référés à la section Politique de commandites.
   2. Analyse et recommandation : Le service des Communications contacte, au besoin, l’organisme pour compléter l’information reçue. Une fois cette première analyse complétée, le dossier est traité selon les paliers de décision mentionnés plus haut.
   3. Courriel de refus ou d’acceptation est ensuite envoyé à l’organisme demandeur.
   4. Négociation d’une entente : toute contribution doit faire l’objet d’un protocole d’entente.
   5. Exploitation d’une commandite : l’exploitation se traduit soit par des actions de publicité, des actions de promotion de produits et de services, des actions relations publiques et de relations de presse, ou une combinaison de plusieurs de ces actions.
      
   6. L’évaluation des retombées : chaque contribution d’Ubisoft Montréal doit faire l’objet d’un bilan. Pour une commandite, Ubisoft Montréal doit obtenir le rapport d’activités de l’organisme commandité, élaborer un bilan du partenariat et analyser la pertinence du renouvellement de l’association avec l’organisme demandeur.